이메일 효율적으로 관리하는 법 4D

4D라고 들어보았는가. 베스트셀러 자기 계발서 '레버리지'에 나온 이메일 관리법이다. Do it, Date on it, Delegate it, Delete it. 의 4가지 D로 메일을 분류하고 처리하는 것이다. 이를 활용하면 업무에서 이메일 때문에 오는 비효율을 줄일 수 있다. 

 

 

이메일과 업무

사무직 업무를 보는 분이라면 이메일을 사용하지 않고서는 업무가 돌아가지 않는다. 이메일은 굉장히 효율적인 업무도구 이기 때문에 이메일을 통해서 업무지시를 받고, 지시를 하기도 한다. 이메일을 통해 쓸모없는 회의를 하는 것을 줄일 수 도 있고, 업무의 중요한 내용을 한번에 여러 사람에게 공유할 수 도 있어 굉장히 효율적으로 일할 수 있는 강력한 도구임은 확실하다. 하지만, 이 이메일. 많이 와도 너무 많이 온다. 효율적으로 일할 수 도 있지만, 어쩔 때는 이 이메일 사서함을 하루종일 쳐다보다가 시간만 하염없이 지나갈 때도 있다. 이메일로 인해 오히려 업무가 비효율적 이어지는 것이다. 

 

나만 하더라도 하루에 수신하는 업무상의 메일이 50통은 족히 넘어가고 많이 받을 때는 100통 가까이 된다. 그러다 보니 중요한 메일이더라도 놓치고 넘어가는 경우도 발생하고, 어쩔 때는 필요 없는 메일을 읽느라 시간 낭비가 길어질 때도 많다. 이럴 때 4D를 적용하면 메일을 효율화할 수 있다. 

 

이메일 효율화 : 4D

 

이메일을 효율화 하는것은 업무 효율을 엄청나게 올려줄 수 있다. 이메일을 용도에 맞게끔 정리해 두는 것만으로도 업무의 효율이 올라간다. 메일을 효과적으로 정리하기 위한 방법에 대해서 베스트셀러 자기 계발서인 '레버리지'에서는 4D라는 4가지 원칙을 제공한다. 

 

1. Do it - 즉시 처리할 메일
2. Date on it - 시기를 정해두고 처리할 메일
3. Delegate it - 다른 사람에게 위임할 메일
4. Delete it - 당장 지울 메일

이메일 사서함에 4가지 D로 된 폴더를 만들어 두고 메일을 확인하면서 바로바로 메일을 분류해 두는 것이 4D 메일 정리의 핵심이다.

 

첫 번째 Do it에 해당하는 등급의 메일은 매우 시급하며 처리 중요도가 높은 메일이다. 메일을 수신하는 즉시 처리하는 것이 좋다. 그리고 이런 유의 메일은 사서함에 보관을 해두고 검색해서 찾게 되는 경우가 많으므로, 즉시 처리 한 뒤 메일을 Do it 폴더에 옮겨둔다. 

 

두 번째 등급인 Date on it은 메일의 내용이 중요한 내용이지만 당장 처리하지는 않아도 되는 일에 해당한다. 바로 처리하지 않을 일이므로 Date on it에 넣어두고 시간이 될 때 처리하면 된다. Date on it 폴더는 습관적으로 3~4일에 한 번씩 열어보고 처리되지 않았다면 처리하면 된다. 

 

세 번째 등급은 Delegate it, 즉 다른사람에게 처리를 위임하면 되는 일이다. 나에게 중요하지 않은 일일 경우 이 폴더에 넣으면 된다. 메일을 받고 이 일을 처리할 다른 사람에게 메일을 포워딩한다. 그리고 그 사람이 일을 해결했는지만 확인하면 된다. 이 폴더도 마찬가지로 3~4일에 한 번씩 확인하고 위임한 사람이 처리했는지만 확인하면 되는 폴더다. 이렇게 되면 내가 직접 처리하지 않기 때문에 일의 효율을 높일 수 있다. 

 

네 번째 등급은 Delete it. 바로 지워버리는 메일이다. 중요도도 낮고 바로 처리 안 해도 되고, 잊어버려도 문제없는 수준의 메일이다. 우선순위가 낮아 처리하지 않을 일이라면 앞으로 계속 처리가 밀리고 밀려서 스트레스만 유발할 정도의 일이라면, 거기에 나의 평판이나 성장에, 커리어에 도움이 되지 않는 일이라면 그냥 하지 않는 것이 낫다. Delete 폴더에 넣어두고 그냥 지우면 된다. 

 

이렇게 네 가지 폴더를 정해두고 메일을 관리하면 이메일을 통한 업무를 효율화 할 수 있다. 다행히 대부분의 메일 사서함들은 폴더 기능을 제공한다. 네이버 메일도 폴더를 만들 수 있고, Gmail도 가능하다. 아웃룩을 사용하고 있다면 여러 메일 서버에서 온 메일들을 한 번에 관리하는 것도 가능하다. 

 

 

여기까지 메일을 정리하고 메일을 통해 업무를 효율화하긴 기술인 4D에 대해 알아보았다. 폴더를 만들고 관리하는 것이 귀찮기는 하다. 여태까지 일을 해오던 방식이 있기 때문에 안 그래도 업무 시간도 바쁜데 폴더 나누고 이를 구분하는 연습을 하는 것이 처음에는 시간 낭비처럼 느껴질 수 도 있다. 하지만 적용해 보면 그리고 익숙해지면 확실히 이메일로 인한 시간 로스를 줄일 수 있다. 한 번씩 해보시기를 추천한다. 혹시 4D가 소개된 자기계발서 레버리지를 읽어보고 싶으신 분은 아래 링크를 통하면 구매 가능하다. 한번 읽어보시면 4D외에도 도움될만한 내용이 많이 있으니 추천드린다. 단, 직장인이라면 자신의 모습이 한숨나오게 느껴질 수 도 있으니 주의 바란다. 

 

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